Penerbit Buku – Kamu hendak membuat surat dinas? Bingung bagaimana cara membuatnya? Cara membuat surat dinas bisa menjadi referensi supaya kamu bisa membuatnya.
Menjadi seorang pekerja pada sebuah kedinasan sudah tidak asing lagi dengan cara untuk membuat surat dinas. Namun, bagi kamu yang belum pernah membuatnya mungkin saja merasa kesulitan.
Surat dinas memiliki sifat yang penting. Kegunaan dari surat ini bukan sebagai perorangan melainkan surat dinas kelembagaan. Lantas, apakah ada aturan dalam pembuatannya? Tentu saja ada.
Jangankan surat dinas, surat untuk keluarga atau saudara saja harus dilakukan dengan benar. Membuat dengan benar harus mengacu pada struktur surat dinas.
Surat dinas di dalam suatu organisasi atau instansi baik pemerintah maupun swasta, surat ini diperlukan sebagai perintah atau undangan. Informasi dalam surat dinas tentunya berkaitan dengan hal-hal yang sifatnya penting. Jadi tidak boleh membuatnya dengan asal-asalan.
Sebelum kamu mengetahuinya, ada baiknya untuk mengenal apa itu surat dinas. Mari kita simak ya!
Lihat Juga: Cara Membuat Sinopsis
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah media informasi yang dibuat dengan format bahasa formal dari suatu instansi baik pemerintah maupun swasta. Membuat surat dinas mengacu pada aturan surat resmi.
Bahasa yang digunakan adalah formal dengan ejaan yang benar. Maka dari itulah sangat dihindari pemakaian bahasa santai.
Surat dinas bisa disebut juga surat jabatan. Hal itu dikarenakan seseorang dengan jabatan tinggi yang berwenang untuk membuat.
Selain itu, dapat disebut pula sebagai surat resmi. Surat resmi yang dimaksudkan adalah surat ini dikeluarkan oleh instansi resmi.
Jenis-jenis Surat Dinas
Sobat, ternyata surat dinas itu memiliki jenis-jenisnya. Jenis-jenis ini mendasari dari tujuan apa dibuatnya surat tersebut.
1. Surat Pemberitahuan
Jenis yang pertama adalah surat pemberitahuan. Surat pemberitahuan dibuat untuk menyampaikan informasi dari pihak instansi satu ke instansi yang dituju. Jenis surat dinas ini biasanya instansi mengeluarkan karena ada informasi terbaru yang sifatnya penting.
2. Surat Panggilan Kerja
Cara membuat surat dinas perlu untuk mengetahui dulu jenis-jenisnya. Surat panggilan kerjas berfungsi untuk penyampaian informasi kelolosan calon pekerja.
Ketika suatu instansi membuka lowongan pekerjaan, bagi siapa saja yang masuk dalam kriteria akan mendaftarkan diri. Sebelum dinyatakan lolos, mereka akan melakukan serangkaian tes sesuai dengan kebijakan dari instansi.
Jika kamu lolos, instansi tersebut akan membuatkan surat dinas berjenis panggilan kerja. Setelah menerima surat dinas kamu tidak perlu membalasnya dengan mengririm surat balik. Biasanya di surat tersebut tercantum hal apa saja yang harus dilakukan setelah dinyatakan lolos.
Tidak hanya surat panggilan kerja untuk pendaftar saja loh! Surat dinas jenis ini juga dipergunakan untuk calon karyawan ketika belum dinyatakan lolos. Misalnya untuk melakukan tes wawancara, ujian, atau lain sebagainya.
3. Surat Undangan
Surat dinas jenis undangan dibuat dengan keperluan untuk penyampaian informasi. Informasi itu berkaitan dengan kegiatan yang tentunya melibatkan pihak luar.
Adanya surat ini, pihak luar merasa terhormat karena telah diundang. Dengan demikian kehadirannya ditunggu oleh instansi yang mengirim.
4. Surat Perjalanan Dinas
Instansi mengeluarkan surat perjalanan dinas dengan maksud untuk melakukan perjalanan dinas. Surat ini menjadi bukti penugasan dari suatu dinas instansi tertentiu.
5. Surat Mutasi Karyawan
Jenis surat dinas yang kelima ini diperuntukkan sewaktu karyawan mengalami mutasi. Mutasi maksudnya adalah berpindah tempat dari instansi lama ke tempat baru. Surat ini sebagai penghantar kepindahannya.
Fungsi Surat Dinas
Membuat surat dinas tentu saja memiliki fungsi. Fungsinya apa saja?
1. Alat Bukti Otentik
Surat dinas berfungsi sebagai alat bukti otentik. Alat bukti ontentik ini tertulis terutama pada perjanjian. Fungsi ini juga sebagai alat bukti yang merujuk pada bukti sejarah. Misalnya surat yang berhubungan dengan perubahan dan perkembangan instansi.
2. Sarana Pengingat
Tidak menutup kemungkinan surat ini menjadi alat sebagai pengingat. Surat dinas dapat diarsipkan, sehingga pihak intansi bisa melihat kembali surat yang telah dibuat.
3. Pedoman Kerja
Fungsi dari surat ini sebagai pedomana kerja. Biasanya membuat surat dinas ditujukan untuk pemberian izin kegiatan, instruksi kerja, dan pemindahan tugas kerja. Surat ini berbentuk surat keputusan.
Struktur Surat Dinas
Surat dinas memilili struktur yang harus dipatuhi saat membuatnya. Jadi, membuat surat dinas tidak bisa dilakukan semena-mena. Harus sesuai dengan struktur yang berlaku ya!
1. Kop Surat
Bagian awal pada surat dinas adalah kop surat. Kop surat ini sebagai identitas pengirim. Jadi, asal-usul surat jelas.
Penerima menjadi tahu dari mana surat itu dikeluarkan. Kop surat terdiri atas: logo instansi, nama instansi, alamat, nomor telepon, dan email.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat harus ada dalam surat dinas. Kamu harus mencantumkan tanggal pembuatan pada surat yang dibuat. Tanggal ini berfungsi supaya kamu bisa mengingat swaktu-waku.
3. Nomor Surat
Nomor surat wajib dicantumkan. Nomor ini harus ada karena sifatnya adalah resmi. Berbeda jika kamu membuat surat untuk sahabat. Nomor surat tidak diperlukan lagi. Nomor pada surat dinas berfungsi untuk kemudahan saat menyusun pengarsipan.
4. Perihal
Perihal ini sebagai penjelasan singkat. Penjelasan yang ditulis adalah maksud dan tujuan dibuatnya surat dinas itu.
5. Alamat
Alamat tidak boleh terlewatkan. Pencantuman alamat sangatlah penting. Pastikan alamat penerima dari surat jelas. Fungsinya untuk membantu kurir saat mengantarkan surat ke penerima.
Artikel lainnya: Cara Membuat Catatan Kaki
6. Lampiran
Isi dari lampiran adalah informasi tambahan yang perlu disampaikan ke penerima. Lampiran ini bukan hanya sekadar sebagai pelengkap saja. Namun, sangat penting sebagai informasi tambahan.
7. Salam Pembuka
Surat dinas juga perlu untuk diberi salam pembuka. Salam pembuka ditulis secara formal karena merupakan surat resmi dari suatu instansi.
8. Isi Surat
Isi surat tentu saja membahas maksud dari surat. Membuat isi harus singkat tetapi informartif. Bisa dikatakan langsung pada intinya saja.
Kamu perlu menyampaikan apa yang menjadi maksud dikeluarkan surat. Namun, perlu diperhatikan, dalam membuat isi jangan panjang lebar.
9. Salam Penutup
Saran penutup sebagai penghormatan akhir. Membuat surat penting sebagai rasa hormat dan sopan santun dari pengirim ke penerima.
10. Nama dan Stampel
Selanjutnya adalah nama dan stampel. Surat dinas diberi nama dan stempel menunjukkan keaslian dari surat.
11. Tembusan
Struktur terakhir adalah tembusan. Tembusan dicantumkana jika ada pihak lain juga yang mendapatkan informasi dari surat.
Cara Membuat Surat Dinas
Berikut ini cara membuat surat dinas yang mudah untuk diterapkan. Simak baik-baik ya!
1. Menulis Kop Surat
Langkah awal ialah menulis kop surat. Seperti yang sudah dijelaskan pada bagian struktur surat dinas, kamu harus memastikan surat kop sudah sesuai. Kop surat dinas berisikan nomlor surat, nama, logo, dan tanggal saat surat dikeluarkan.
2. Perihal Surat
Cara membuat surat dinas setelah kop surat adalah perihal. Tulislah surat apa yang kamu buat. Misalnya pemberitahuan atau undangan.
Kamu juga harus menuliskan siapa penerima surat tersebut. Tidak hanya nama saja ya, tetapi juga alamatnya.
3. Menulis Isi
Tulislah isi yang ingin kamu sampaikan. Menulis isi jangan sampai bertele-tele ya! Sebisa mungkin langsung pada intinya saja. Namun, tetap memperhatikan dari segi tata bahasa yang baik dan benar.
4. Nama yang Mengeluarkan Surat Dinas
Cara terakhir, kamu harus menuliskan nama yang berwenang untuk mengeluarkan surat. Ambil contoh saja, direktur atau manager. Selain nama, cantumkan pula tanda tangan dan cap institusi. Pada dasarnya membuat surat dinas tidak serumit yang kamu bayangkan. Membuat surat dinas yang paling penting adalah sesuai dengan strukturnya.
Baca Juga: Cara Membuat Biografi
